כמה עולה מוקד טלפוני לעסק - ואיפה באמת חוסכים

ההצעה הזולה ביותר שקיבל לקוח שלנו למוקד טלפוני עמדה על 890 ₪ בחודש. החשבונית בפועל, חצי שנה אחרי: כמעט פי שלושה. לא בגלל רמאות - בגלל שמוקד טלפוני הוא לא מוצר אחד אלא חבילה של קווים, מרכזייה, שלוחות, הקלטות ובעיקר זמן של אנשים. כדי לחסוך באמת בעלויות קול סנטר צריך קודם לפרק את ההוצאה לגורמים - כי ברוב העסקים שבדקנו, הכסף לא דולף איפה שמחפשים אותו.

ממה בנויה ההוצאה על מוקד טלפוני

הוצאות מוקד טלפוני מתחלקות לחמישה חלקים עיקריים:

קווי הטלפון עצמם. הדרך שבה השיחות נכנסות ויוצאות - קווים פיזיים ישנים, או ערוצי SIP שרצים על חיבור האינטרנט.

המרכזייה. המערכת שמנתבת שיחות, משמיעה תפריט, מנהלת תורים ומקליטה. פיזית בארון התקשורת או מערכת קול סנטר בענן.

רישוי ושלוחות. רוב המערכות המודרניות מתומחרות לפי מספר שלוחות או נציגים פעילים.

ציוד קצה. טלפונים שולחניים, מערכות ראש, או סופטפון - תוכנה במחשב שמייתרת מכשיר פיזי.

והגדול מכולם: זמן נציגים. בכל מוקד אמיתי, עלות כוח האדם גדולה בסדר גודל מכל סעיף טכני. כל דקה שנציג מבזבז על שיחה שלא הייתה צריכה להגיע אליו - עולה יותר מהמרכזייה.

איפה הכסף דולף בשקט

1. קווים ישנים שאף אחד לא ביטל

עסקים רבים עדיין משלמים על קווים פיזיים שנפתחו לפני שנים - קו לפקס שכבר לא קיים, קו "גיבוי" שאיש לא בדק, מספרים שנשמרו "ליתר ביטחון". חיבור SIP מסודר מרכז את התעבורה בערוצים לפי הצורך בפועל, והמספרים הישנים עוברים אליו בניוד - בלי לאבד אף מספר.

2. מרכזייה פיזית עם חוזה תחזוקה

מרכזייה ישנה בארון התקשורת גוררת חוזה תחזוקה, וטכנאי בתשלום לכל שינוי - שלוחה חדשה, שינוי בתפריט, עובד שעבר חדר. במרכזייה בענן שינויים כאלה הם הגדרה בממשק, לא ביקור טכנאי.

3. שלוחות ורישיונות של עובדים שעזבו

המערכת מתומחרת לפי שלוחות - אבל מתי לאחרונה מישהו ספר כמה מהן בשימוש? שלוחות של עובדים שעזבו, מספרים ישירים שכבר לא מפורסמים, תיבות קוליות שאיש לא מאזין להן. ספירה אחת לשנה מול חשבונית אחת - וההפרש כמעט תמיד מפתיע.

4. מכשיר יקר על כל שולחן

נציג שעובד מול מחשב כל היום לא תמיד צריך טלפון שולחני. סופטפון עם מערכת ראש טובה נותן את אותה שיחה, מתחבר לאותה מרכזייה, ועובד גם מהבית - בלי עוד מכשיר שצריך לקנות, לחבר ולתחזק.

5. ניתוב שמבזבז את המשאב היקר באמת

וכאן ההוצאה הכי גדולה: שיחות שמגיעות לנציג הלא נכון. לקוח שמחכה בתור, מספר את הסיפור, ומועבר - כל ההתחלה הזו נספרת פעמיים. תפריט ניתוב שבנוי לפי איך שהלקוחות באמת מתקשרים, שעות פעילות מוגדרות נכון, ודוחות שמראים מתי העומס אמיתי - חוסכים זמן נציגים, שהוא הסעיף שאין לו תחליף.

איפה לא לחסוך

הקלטות וגיבוי. הקלטת שיחות היא לא מותרות - היא ההגנה שלכם במחלוקת עם לקוח, וכלי העבודה לשיפור השירות. גיבוי ההקלטות והגדרות המרכזייה צריך להיות חלק מהשירות, לא תוספת.

אבטחת המרכזייה. מרכזייה פרוצה היא דרך ותיקה ומוכרת לגניבת כסף: פורצים מחייגים דרכה לחו"ל, והחשבון מגיע אליכם. מרכזייה שחשופה לאינטרנט בלי הגנה מסודרת היא לא חיסכון - היא סיכון עם תג מחיר.

שרידות. מוקד שנופל כשהאינטרנט נופל הוא בעיה שיש לה פתרונות - קו גיבוי, ניתוב אוטומטי לניידים, מרכזייה בענן שממשיכה לענות גם כשהמשרד חשוך. את זה בודקים לפני שזה קורה.

אז כמה זה עולה?

אחרי כל זה, התשובה הישרה: תלוי כמה שלוחות, כמה שיחות, ואיזה ציוד כבר יש. מה שכן אפשר לומר בביטחון - עסק שעובר ממרכזייה פיזית ישנה וקווים מיותרים למערכת ענן מסודרת, משלם כמעט תמיד פחות ממה ששילם, ומקבל יותר: עבודה מהבית, דוחות, הקלטות, ושינויים בלי טכנאי.

אנחנו מפעילים מרכזיות IP ומערכות קול סנטר בענן לעסקים כשירות מנוהל בתשלום חודשי, לרוב כחלק מניהול המחשוב הכולל של העסק. אם תרצו, נעבור יחד על חשבוניות התקשורת הנוכחיות שלכם ונראה מה באמת נחוץ - שיחת היכרות קצרה, בלי התחייבות: צרו קשר או חייגו 1-700-722-111.